आउटलुक कैलेंडर: नियुक्तियों का प्रबंधन - सबसे अच्छा सुझाव

क्या आप आउटलुक कैलेंडर में अपनी नियुक्तियों को अधिक आसानी से प्रबंधित करना चाहेंगे? हम आपको अपनी आउटलुक नियुक्तियों को बेहतर ढंग से व्यवस्थित करने के लिए सबसे अच्छा सुझाव देते हैं।

टिप 1: एक आउटलुक नियुक्ति के लिए प्रतिभागियों को आमंत्रित करें

यदि आप एक बैठक की योजना बना रहे हैं, तो आप बनाए गए आउटलुक नियुक्ति के माध्यम से सीधे वांछित प्रतिभागियों को आमंत्रित कर सकते हैं। ऐसा करने के लिए, इस प्रकार आगे बढ़ें:

1. आउटलुक कैलेंडर दृश्य पर स्विच करें और "नई नियुक्ति" बटन के साथ एक नई नियुक्ति खोलें।
2. अब आप पाठ फ़ील्ड में प्रतिभागियों को एक संदेश छोड़ सकते हैं, जो तब ईमेल आमंत्रण में दिखाई देगा।
3. "प्रारंभ" मेनू में, "प्रतिभागियों" के तहत "प्रतिभागियों को आमंत्रित करें" पर क्लिक करें।
4. सभी प्रतिभागियों के ईमेल पते दर्ज करें।
5. समय और तारीख फिर से जांचें और "भेजें" पर क्लिक करें।
6. यदि आप बाद में समय, दिनांक या प्रतिभागियों को बदलते हैं, तो आप सभी प्रतिभागियों को फिर से या केवल नए प्रतिभागियों को जानकारी भेज सकते हैं।

टिप 2: निजी नियुक्तियों के बिना कैलेंडर साझा करें

अपने सहयोगियों के साथ नियुक्तियों की योजना बनाना आसान बनाने के लिए, आपको अपने कैलेंडर को एक-दूसरे के साथ साझा करना चाहिए।

1. कैलेंडर दृश्य में आपको बाईं ओर अपने कैलेंडर ("मेरे कैलेंडर") की एक सूची मिलेगी। उस कैलेंडर पर राइट क्लिक करें जिसे आप साझा करना चाहते हैं।
2. आइटम "शेयर" के तहत, "शेयर कैलेंडर" चुनें।
3. साझाकरण विकल्पों के साथ एक ईमेल खुलता है। अब उन सभी सहयोगियों के ईमेल पते दर्ज करें जिनकी आपके कैलेंडर तक पहुँच होनी चाहिए। साथ ही आप यह भी निवेदन कर सकते हैं कि आपके सहयोगियों के कैलेंडर जारी किए जाएं।
4. "विवरण" के तहत आप यह निर्धारित कर सकते हैं कि आमंत्रित आपके कैलेंडर से कितना देख सकते हैं। उदाहरण के लिए, "केवल उपलब्धता" विकल्प संबंधित मीटिंग के बारे में अधिक जानकारी के बिना केवल अवरुद्ध नियुक्तियों को दर्शाता है।
5. यदि आवश्यक हो, तो अपने निमंत्रण पर एक सूचना पाठ जोड़ें और "भेजें" पर क्लिक करें।

टिप 3: Outlook श्रृंखला अपॉइंटमेंट बनाएँ

नियमित बैठकों के लिए, आप Outlook में नियुक्तियों की श्रृंखला भी बना सकते हैं, उदाहरण के लिए टीम के साथ साप्ताहिक बैठकों के लिए:

1. "विकल्प" के तहत "प्रारंभ" मेनू में नियुक्ति दृश्य में, "श्रृंखला प्रकार" बटन का चयन करें।
2. अब श्रृंखला के लिए नियुक्ति के समय को परिभाषित करें।
3. "श्रृंखला के नमूने" के तहत आप उस लय को परिभाषित करते हैं जिसमें नियुक्ति होनी चाहिए, उदाहरण के लिए साप्ताहिक, मासिक या वार्षिक।
4. "श्रृंखला अवधि" के तहत आप एक आरंभ तिथि निर्धारित कर सकते हैं जिस पर नियुक्ति पहली बार होती है, साथ ही पुनरावृत्ति की संख्या भी।

दिखाया गया टिप Microsoft Exchange सर्वर के संबंध में Microsoft Outlook Professional Plus 2013 को संदर्भित करता है। अन्य संस्करणों में, मेनू आइटम अलग-अलग हो सकते हैं। आगे के व्यावहारिक सुझावों में, हम बताते हैं कि आप अपने आउटलुक कैलेंडर को दूसरे ई-मेल प्रोग्राम में कैसे निर्यात कर सकते हैं या आप पुराने कैलेंडर प्रविष्टियों को कैसे हटा सकते हैं।