एक गाइड - वर्ड के साथ मेल मर्ज बनाएँ

वर्ड में फ़ॉर्म अक्षर फ़ंक्शन निश्चित रूप से वर्ड प्रोसेसिंग में सबसे लोकप्रिय कार्यों में से एक है। यदि आपके पास इससे थोड़ा परिचित है, तो आप भविष्य में कुछ ही क्लिक में सैकड़ों पत्र आसानी से बना सकते हैं।

जन दस्तावेज़ के लिए पथ

प्रपत्र पत्र में दो भाग होते हैं, मुख्य दस्तावेज़ - जो आम तौर पर सभी प्राप्तकर्ताओं के लिए समान होता है, और व्यक्तिगत प्राप्तकर्ताओं का व्यक्तिगत डेटा। तीन माउस क्लिक सही मेनू पर ले जाने के लिए सभी कर रहे हैं।

• सबसे पहले Word टैब में मेनू आइटम "कंसाइनमेंट" चुनें।
• फिर "स्टार्ट मेल मर्ज" समूह में सबमेनू खोलें।
• अपने पहले फ़ॉर्म पत्रों के लिए, आपको "मेल मर्ज असिस्टेंट" को सौंपना चाहिए।

Word से मेल मर्ज असिस्टेंट - आपके पहले प्रयासों के लिए एक उपयोगी सहायता

• सबसे पहले आपको मेल मर्ज असिस्टेंट में एक डॉक्यूमेंट टाइप चुनना होगा - हमारे मामले में "पत्र"।

प्रारंभ दस्तावेज़ - आपके फॉर्म पत्र के लिए आधार

प्रारंभिक या मुख्य दस्तावेज वास्तविक पत्र है, जिसे आप बाद में प्राप्तकर्ता सूची में जोड़ देंगे। फिर से, आपके पास चुनने के लिए विभिन्न विकल्प हैं:

• आप Word दस्तावेज़ के साथ अपना काम जारी रखते हैं।
• आप एक टेम्प्लेट का चयन करते हैं और इसे अपनी आवश्यकताओं के अनुसार संशोधित करते हैं।
• आप एक पत्र खोलें जो पहले ही बनाया जा चुका है।

प्राप्तकर्ता सूची - धारावाहिक दस्तावेजों का सबसे महत्वपूर्ण हिस्सा

अच्छी तरह से संरचित प्राप्तकर्ता सूचियों के साथ, आप भविष्य में अपने आप को बहुत काम बचाएंगे। इसलिए, आपको पहले से कुछ मिनट लेना चाहिए और ध्यान से सोचना चाहिए कि कौन से डेटा संयोजन आपके उद्देश्यों के लिए सबसे अधिक समझ में आते हैं। क्या कई सूचियाँ या केवल एक ही होनी चाहिए और प्रत्येक मामले में कौन सा डेटा दर्ज किया जाना चाहिए। जितना अधिक आप पहले से योजना बनाते हैं, उतने ही आकर्षक रूप पत्र बाद में होंगे। मेल मर्ज सहायक आपको विभिन्न डेटा स्रोतों तक पहुँच प्रदान करता है:

• आप एक मौजूदा प्राप्तकर्ता सूची का चयन करें।
• आप अपने आउटलुक संपर्कों तक पहुँचें।
• अब आप एक नई सूची बना रहे हैं।

अंतिम चरण - व्यक्तिगत भाग सीरियल अक्षर बन जाते हैं

आपके द्वारा सही घटकों का चयन करने के बाद, आपको उन्हें एक पत्र में एक साथ रखना होगा।

• सबसे पहले, अपने दस्तावेज़ में इसके लिए दिए गए स्थान पर पता ब्लॉक रखें।
• ग्रीटिंग लाइन के साथ भी ऐसा ही करें।
• यह आमतौर पर पर्याप्त है, लेकिन यदि आप चाहें तो आप निश्चित रूप से आगे के क्षेत्र जोड़ सकते हैं। जब आपने सभी फ़ील्ड सम्मिलित कर लिए हैं, तो आपका फ़ॉर्म पत्र तैयार है।

आप निश्चित रूप से केवल एमएस ऑफिस में ही नहीं, बल्कि अन्य कार्यालय पैकेजों में भी फॉर्म लेटर फंक्शन पा सकते हैं, जैसे ओपन ऑफिस या लिब्रे ऑफिस। ये निर्देश Word 2010 के साथ बनाए गए थे।