आउटलुक: एक्सेल स्प्रेडशीट से मेलिंग सूची बनाएं - यह कैसे काम करता है
इस व्यावहारिक टिप में, हम आपको बताएंगे कि आउटलुक में एक्सेल एड्रेस टेबल से मेलिंग सूची कैसे बनाई जाए।
चरण 1: Outlook मेल वितरण सूची के लिए Excel पता सूची समायोजित करें
इससे पहले कि आप अपनी संपर्क सूची को आउटलुक में आयात कर सकें, आपको पहले इसे तैयार करना होगा। अन्यथा Outlook आपकी स्प्रेडशीट को संभाल नहीं सकता है। निम्न उदाहरण Office 2007 पर आधारित है, Office 2010 के अंतर पाठ में उल्लिखित हैं। हम नीचे दिए गए चित्र गैलरी में अलग-अलग चरणों को फिर से समझाएंगे।
- उन सभी पंक्तियों और स्तंभों का चयन करें जिन्हें आप सम्मिलित करना चाहते हैं।
- रिबन में "सूत्र" के तहत आपको आइटम "नाम परिभाषित करें" मिलेगा।
- यहां आप अपने चिह्नित डेटा रिकॉर्ड (चित्र देखें) नाम दे सकते हैं। उदाहरण के लिए, "संपर्क" जैसा नाम चुनें और ओके पर क्लिक करें।
- अपनी सूची को "xls" फ़ाइल के रूप में या सीएसवी के रूप में सहेजें। Outlook नए xlsx प्रारूप को "समझ" नहीं सकता है।
- आपकी पता सूची अब Microsoft Outlook में आयात होने के लिए तैयार है। अब एक्सेल को बंद करें।
चरण 2: आउटलुक में एक्सेल तालिका को एकीकृत करें
अब आप आउटलुक में अपने संपर्क विवरण निम्नानुसार आयात कर सकते हैं:
- Outlook 2007: "प्रारंभ" टैब खोलें और "आयात / निर्यात ..." पर क्लिक करें। आउटलुक 2010 में आप "फ़ाइल | ओपन" के माध्यम से "आयात" संवाद प्राप्त कर सकते हैं।
- "आयात / निर्यात सहायक" खुलता है। सूची में, "अन्य कार्यक्रमों या फ़ाइलों से आयात करें" चुनें और "अगला" पर क्लिक करें।
- निम्नलिखित विंडो में "माइक्रोसॉफ्ट एक्सेल" का चयन करें। "अगला" पर क्लिक करने से आपकी प्रविष्टि की पुष्टि होती है।
- "ब्राउज़ करें ..." पर जाएं और पहले से सहेजे गए एक्सेल सूची का चयन करें। यदि आप बनाई जा रही सूची से डुप्लिकेट से बचना चाहते हैं, तो आपको "डुप्लिकेट आयात न करें" विकल्प की भी जांच करनी चाहिए।
- गंतव्य फ़ोल्डर के रूप में "संपर्क" चुनें।
- लाइन "संपर्क फ़ोल्डर में आयात करें: संपर्क"। यदि आपने पहले चरण में एक अलग नाम निर्दिष्ट किया है, तो इसे "संपर्क" के बजाय प्रदर्शित किया जाएगा। फिर "मानचित्र (कस्टम) फ़ील्ड" पर क्लिक करें।
- बाईं ओर अब आप तालिका से अपने मूल्यों को देख सकते हैं। अब खींचें और ड्रॉप का उपयोग करके उन्हें दाईं ओर के फ़ील्ड में असाइन करें। एक उदाहरण: आप "टोनी स्टार्क" नाम को "नाम" फ़ील्ड पर असाइन करते हैं। संबंधित ईमेल पता "ईमेल" अनुभाग में है। आप निश्चित रूप से अन्य मान भी बता सकते हैं जैसे पता, टेलीफोन नंबर, फैक्स आदि।
- ओके के साथ अपनी प्रविष्टि की पुष्टि करें और "समाप्त" पर क्लिक करें।
- अब आपने एक्सेल से आउटलुक में अपनी पता सूची आयात की है।
चरण 3: मेलिंग सूची बनाएं
अब आपको केवल एक वितरण सूची बनानी है। आउटलुक के नए संस्करणों में, इस सूची को "संपर्क समूह" कहा जाता है।
- "फ़ाइल" के तहत "नया" पर नेविगेट करें और "वितरण सूची" (आउटलुक 2007) का चयन करें। Outlook 2010 में आप प्रविष्टि "संपर्क" (नीचे बाईं ओर) और फिर मेनू बार "नया संपर्क समूह" के माध्यम से एक वितरण सूची बनाते हैं।
- पता पुस्तिका ग्रिड के दाईं ओर "सदस्य चुनें" पर क्लिक करें और "संपर्क" चुनें।
- अब आप सूची में किसी भी आयातित संपर्कों को जोड़ सकते हैं। ओके के साथ अपनी पसंद की पुष्टि करें।
- अब आप वितरण सूची को नाम दे सकते हैं। "सहेजें और बंद करें" के साथ अपनी प्रविष्टि की पुष्टि करें।
नोट: यह व्यावहारिक टिप एक्सेल 2007 और आउटलुक 2007 के साथ किया गया था। संस्करण के आधार पर, व्यक्तिगत चरण निर्देशों से थोड़ा भिन्न हो सकते हैं।
यह व्यावहारिक टिप बताता है कि आउटलुक में दूसरी बार ज़ोन कैसे सेट किया जाए।