एक्सेल और वर्ड के साथ एक फॉर्म लेटर बनाएं
आप किसी Excel स्प्रेडशीट से Word मेल मर्ज के लिए डेटा स्रोत भी बना सकते हैं। हमेशा की तरह एक एक्सेल फाइल बनाएं और उसे डेटा से भरें। हम एक उदाहरण का उपयोग करके इस व्यावहारिक टिप में आगे के चरणों की व्याख्या करते हैं।
Word मेल Excel के साथ डेटा स्रोत के रूप में विलय होता है
उदाहरण के लिए, पहले ग्राफिक के अनुसार एक एक्सेल फाइल बनाएं। फिर वर्ड शुरू करें और नीचे दिए गए निर्देशों का पालन करें।
- Word में "SHIPMENTS" टैब पर जाएं।
- "प्राप्तकर्ता चुनें" पर क्लिक करें और फिर "मौजूदा सूची का उपयोग करें" पर क्लिक करें।
- अगली डायलॉग विंडो में, आपके द्वारा अभी बनाए गए एक्सेल फाइल को चुनें और "ओपन" पर क्लिक करके पुष्टि करें।
- अगली विंडो में आपको एक्सेल फ़ाइल में तालिका का चयन करना होगा जिसमें डेटा उपलब्ध है। इस स्थिति में यह तालिका 1 होगी। "पहले डेटा श्रृंखला में कॉलम हेडिंग शामिल हैं" चेक करें और "ओके" पर क्लिक करें।
मेल मर्ज फ़ील्ड सम्मिलित करें
चूंकि आपने "ओके" के साथ पिछले संवाद की पुष्टि की है, आप एक्सेल का उपयोग डेटा स्रोत के रूप में कर रहे हैं। इसे प्रदर्शित करने के लिए, मेल मर्ज फ़ील्ड को अपने मेल मर्ज में निम्नानुसार जोड़ें।
- "SHIPMENTS" टैब पर वापस जाएं और "इन्सर्ट मर्ज फ़ील्ड" पर क्लिक करें। ड्रॉपडाउन सूची में प्रविष्टियां आपकी एक्सेल फाइल में कॉलम हेडिंग के अनुरूप हैं।
- पहले मेल मर्ज फ़ील्ड "प्रथम नाम", फिर "अंतिम नाम" और फिर "पता" सम्मिलित करके एक छोटा पता ब्लॉक लगाएं।
- अब "पूर्वावलोकन परिणाम" पर "SHOWINGS" टैब पर फिर से क्लिक करें।
Word अब आपको Excel फ़ाइल में पहली प्रविष्टि दिखाता है। दूसरे व्यक्ति के लिए, "पूर्वावलोकन परिणाम" बटन के दाईं ओर स्थित नीले तीर पर क्लिक करें। इन तीरों से आप उन सभी प्राप्तकर्ताओं से गुजर सकते हैं जो वर्ड एक्सेल फाइल से पढ़े हैं। इसका फायदा यह है कि आपके पास एक वर्ड पेज पर स्पष्ट रूप से और समान रूप से पत्र और लेआउट है। इसका मतलब है कि किसी भी परिवर्तन को तुरंत सभी प्राप्तकर्ताओं पर लागू कर दिया जाता है। यदि नए प्राप्तकर्ता जोड़े जाते हैं, तो आप उन्हें एक्सेल फाइल में जोड़ सकते हैं और वे आपके फॉर्म लेटर में पहले से ही उपलब्ध हैं।
ये निर्देश Outlook 2010/2013 पर लागू होते हैं। आप यहाँ एक्सेल में सशर्त स्वरूपण पर सुझाव पा सकते हैं।