Excel: केवल कुछ मानों की अनुमति दें - यह कैसे काम करता है
डेटा सत्यापन के साथ, आप केवल Excel में कक्षों में कुछ मानों की अनुमति दे सकते हैं। इसका मतलब है कि आप तुरंत सुनिश्चित करते हैं कि पहली बार में गलत प्रविष्टियाँ नहीं की जा सकती हैं। यह विशेष रूप से तब उपयोगी है जब एक से अधिक व्यक्ति फ़ाइल को संपादित कर रहे हों।
Excel में केवल कुछ मानों को अनुमति दें
निम्नलिखित निर्देश Excel 2007 से सभी संस्करणों के साथ काम करते हैं।
- एक सेल या क्षेत्र का चयन करें जिसे आप टाइप करते हैं।
- मेनू बार या रिबन में, डेटा> डेटा समीक्षा> डेटा समीक्षा पर नेविगेट करें।
- अगली विंडो में आप "सेटिंग" टैब में वैधता की जांच के लिए इसी मापदंड को परिभाषित करते हैं।
- "अनुमति दें" फ़ील्ड में आप "पूर्णांक", "दशमलव", "सूची", "दिनांक", "समय", "पाठ की लंबाई" और "कस्टम" के बीच चयन कर सकते हैं। मानक के रूप में किसी भी मूल्य की अनुमति है।
- चयन के आधार पर, आपके पास मानों को और अधिक सटीक रूप से प्रतिबंधित करने के लिए डेटा के तहत विकल्प होता है। उदाहरण के लिए, आप केवल दिनांक 01/01/2017 और 31/12/2017 के बीच प्रवेश की अनुमति दे सकते हैं।
- यदि आप अभी निश्चित मान निर्दिष्ट करना चाहते हैं, तो "सूची" चुनें।
- अर्धविराम द्वारा अलग किए गए वांछित मान दर्ज करें।
- यदि प्रविष्टियां पहले से ही एक तालिका में मौजूद हैं, तो "स्रोत" फ़ील्ड में बटन पर क्लिक करें, कार्यपुस्तिका में संबंधित शीट पर जाएं, संबंधित क्षेत्र को चिह्नित करें और "एंटर" के साथ चयन की पुष्टि करें।
- फिर आपको असाइन किए गए डेटा चेक फ़ील्ड के बगल में एक ड्रॉप-डाउन तीर दिखाई देगा। अब एक मूल्य सूची से चुना जा सकता है।
- इसके अलावा, निर्दिष्ट करें कि चेक के दौरान खाली कोशिकाओं को कैसे सक्रिय किया जाना चाहिए या तो "खाली कोशिकाओं को अनदेखा करें" चेक बॉक्स को निष्क्रिय या निष्क्रिय कर दिया जाए।
- डेटा जांच को हटाने के लिए, सेल का चयन करें जिसे अब चेक नहीं किया जाना है। डेटा> डेटा रिव्यू> डेटा रिव्यू पर नेविगेट करें और फिर "क्लियर ऑल" बटन पर क्लिक करें।
डेटा जांच के लिए इनपुट और त्रुटि संदेश दर्ज करें
आप फ़ाइल के उपयोगकर्ताओं को अपेक्षित प्रारूप और अमान्य प्रविष्टियों के बारे में जानकारी दे सकते हैं। ऐसा करने के लिए, प्रत्येक वैधता जांच के लिए एक संबंधित पाठ दर्ज करें।
- डेटा जांच के तहत आपको "सेटिंग" टैब के अलावा "इनपुट संदेश" और "त्रुटि संदेश" मिलेगा।
- "इनपुट संदेश दिखाएँ जब पंक्ति चयनित हो"।
- एक शीर्षक और व्याख्यात्मक संदेश दर्ज करें। जैसे ही कर्सर संबंधित सेल में होता है, उपयोगकर्ता को पॉप-अप के रूप में यह जानकारी दिखाई जाती है।
- त्रुटि संदेश के लिए भी यही करें।
- यदि कोई अनधिकृत मान दर्ज किया गया है, तो यह जानकारी प्रदर्शित होती है। गलत मान नहीं अपनाया जाता है और उपयोगकर्ता को एक सही प्रविष्टि करनी होती है।
- यदि सही मान दर्ज किए गए हैं, तो यह संदेश तदनुसार प्रदर्शित नहीं होता है।
यदि डेटा अधिलेखित नहीं किया जा सकता है, तो आप Excel में कक्षों को लॉक और सुरक्षित कर सकते हैं। आप इसे अगले व्यावहारिक टिप में कैसे करें, पढ़ सकते हैं।