डेटाबेस के रूप में एक्सेल का उपयोग करें - यह कैसे काम करता है
यदि आपको केवल जटिल प्रश्नों के बिना एक छोटे डेटाबेस की आवश्यकता है, तो आप एक्सेल को डेटाबेस के रूप में भी उपयोग कर सकते हैं। इस प्रकार आप एमएस ऑफिस एक्सेस के लिए लागत बचाते हैं और अभी भी अपने डेटा को अपेक्षाकृत अच्छी तरह से प्रबंधित कर सकते हैं।
एक्सेल में एक डेटाबेस बनाएँ
हमारे छोटे उदाहरण में, हम एक आपूर्तिकर्ता डेटाबेस बनाते हैं।
- आपके द्वारा विचार करने के बाद कि डेटाबेस में कौन सी जानकारी प्रबंधित होनी चाहिए, कॉलम में डेटा को समझदारी से वितरित करें।
- यदि संभव हो, तो आपको हमेशा वह डेटा रखना चाहिए जिसके लिए आप एक अलग कॉलम में क्वेरीज़ बनाना चाहते हैं।
- हम स्व-व्याख्यात्मक शीर्षकों जैसे आपूर्तिकर्ता नाम, सड़क, ज़िप कोड, शहर, संपर्क व्यक्ति, टेलीफोन नंबर, आपूर्तिकर्ता के बाद से, के लिए आपूर्तिकर्ता, प्रसव के समय, छूट और इतने पर संबंधित कॉलम प्रदान करते हैं।
- पहले कॉलम में हमने एक आंतरिक आपूर्तिकर्ता नंबर डाला। ताकि आप बाद में आईडी नंबर असाइन कर सकें, इसमें एक या एक से अधिक अक्षर होते हैं, जो इस बात पर निर्भर करता है कि आप कितनी तालिकाएँ बनाना चाहते हैं, और फिर अनुक्रमिक संख्या। पत्र संबंधित तालिकाओं के लिए संक्षिप्त हैं। आपूर्तिकर्ता तालिका में इसके परिणामस्वरूप एक एल होगा।
डेटाबेस एक्सेल में कार्य करता है
एक्सेल में आप एक्सेस के रूप में एसक्यूएल प्रश्नों को जटिल नहीं बना सकते हैं, लेकिन स्प्रेडशीट में कुछ डेटाबेस फ़ंक्शन भी हैं।
- डेटाबेस फ़ंक्शंस तक पहुंचने के लिए, "सूत्र" टैब पर क्लिक करें।
- रिबन में "फ़ंक्शन सम्मिलित करें" बटन का चयन करें।
- "इंसर्ट फंक्शन" के तहत आपको "चयन श्रेणी" के पुल-डाउन मेनू में "डेटाबेस" विकल्प मिलेगा।
- Excel में उपलब्ध डेटाबेस फ़ंक्शंस को "सेलेक्ट फंक्शन" के तहत प्रदर्शित किया जाता है।
- यदि आप अलग-अलग फ़ंक्शन पर क्लिक करते हैं, तो आपको इस बात का स्पष्टीकरण मिलेगा कि आप संबंधित डेटाबेस फ़ंक्शन का उपयोग किस लिए कर सकते हैं।