मेल मर्ज के लिए लेबल बनाएं - यह कैसे काम करता है
मेल मर्ज आपको वर्ड में बहुत समय बचा सकता है। यदि आप पत्र, निमंत्रण या कुछ और भेजते हैं, तो आप मेल मर्ज की सराहना करेंगे। हमारे निर्देश आपको आगे बढ़ने का तरीका बताते हैं।
मेल निर्देश में लेबल के लिए मेल मर्ज
लगभग सभी ऑफिस पैकेज आपको मेल मर्ज का कार्य प्रदान करते हैं - वर्ड से ओपनऑफिस तक। आप कैसे आगे बढ़ते हैं, यह व्यक्तिगत कार्यक्रमों के लिए बहुत समान है। हम Microsoft Office 2016 के उदाहरण का उपयोग करके मेल मर्ज के लिए अलग-अलग चरण दिखाते हैं।
- इससे पहले कि आप लेबल के लिए मेल मर्ज का उपयोग कर सकें, आपको कुछ तैयारी कार्य करना होगा: आपको अपने मेल मर्ज के लिए पते एक्सेल डेटाबेस में बनाने होंगे। डेटाबेस में, आप लगातार ग्राहकों, दोस्तों या आपूर्तिकर्ताओं के प्रासंगिक पते एक पंक्ति में रिकॉर्ड करते हैं।
- प्रत्येक तत्व का अपना सेल होता है: A1 = पहला नाम, A2 = अंतिम नाम, A3 = स्ट्रीट + हाउस नंबर, A4 = पोस्टकोड, A = = शहर।
- सुनिश्चित करें कि डेटाबेस शुरू से ही रणनीतिक रूप से समझदार है। जितनी कुशलता से आप डेटाबेस की संरचना की योजना बनाते हैं, उतने ही विविध आप बाद में इसका उपयोग कर सकते हैं। मेलिंग सूचियों के समान, यह कुछ समूहों के लिए एक्सेल सूची बनाने के लिए समझ में आता है।
- यदि संदेह है, तो एक से अधिक क्षेत्र बनाएं। यह बाद में आपको एक्सेल डेटाबेस को कई तरह से उपयोग करने का अवसर देता है। यह पत्र बनाने के साथ-साथ लेबल या छोटे मूल्यांकन के लिए भी लागू होता है।
- युक्ति: यदि आपका डेटाबेस थोड़ा बड़ा हो जाता है, तो यह एक्सेल में मास्क बनाने के लायक हो सकता है।
मेल में वर्ड के रूप में आउटपुट लेबल
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मेल मर्ज सहायक लॉन्च करें
मेल मर्ज: लेबल का प्रारूप सेट करें
लेबल का मेल मर्ज: डेटा स्रोत को कॉल करें
मेल मर्ज लेबल: एक्सेल एड्रेस डेटाबेस का चयन करें
वर्ड आपको एक मेल मर्ज विज़ार्ड प्रदान करता है जो प्रक्रिया के माध्यम से आपको आसानी से मार्गदर्शन करेगा। वैकल्पिक रूप से, आप निश्चित रूप से अलग-अलग चरणों को मैन्युअल रूप से कॉल कर सकते हैं।
- मेल मर्ज असिस्टेंट के साथ काम करने के लिए, पहले "शिपमेंट" टैब पर जाएं।
- रिबन में, "मेल मर्ज प्रारंभ करें" क्षेत्र पर जाएं और उसी नाम के आइकन पर क्लिक करें। पुल-डाउन मेनू में आपको सबसे नीचे "मेल मर्ज असिस्टेंट" मिलेगा।
- जैसे ही आपने मेल मर्ज असिस्टेंट को कॉल किया है, आपको स्क्रीन के दाईं ओर असिस्टेंट का मेन्यू दिखाई देगा। आपको बस अलग-अलग चरणों का पालन बहुत आराम से करना है।
- पहले दस्तावेज़ प्रकार का चयन करें। हमारे मामले में, लेबल।
- फिर "दस्तावेज़ लेआउट बदलें" और फिर "लेबल विकल्प" पर क्लिक करें। "सेट अप लेबल" मेनू में, अपना लेबल प्रकार चुनें।
- आपके द्वारा उपयुक्त लेबल प्रारूप निर्धारित करने के बाद, अगले चरण में अपना डेटा स्रोत चुनें। यह बनाया गया एक्सेल एड्रेस डेटाबेस है। वैकल्पिक रूप से, आप अपने एक्सेस डेटाबेस का भी उपयोग कर सकते हैं।
- असल में, अब आप लगभग पूरी हो चुकी हैं। आपको केवल यह निर्दिष्ट करना है कि आपके मेल मर्ज लेबल पर कौन से डेटा फ़ील्ड शामिल किए जाने चाहिए।
- अंत में, डेटा फ़ील्ड्स को व्यवस्थित करें, जैसा कि आप उन्हें बाद में प्रिंट करना चाहते हैं। सब कुछ फिट बैठता है, मेल मर्ज शुरू करें।
वैसे, Word में फ़ॉर्म अक्षरों का निर्माण उतना ही आसान है जितना कि लेबल के लिए मेल मर्ज।