एक्सेस ट्यूटोरियल: मूल बातें समझाई गईं
क्या आप पहली बार एक्सेस वाला डेटाबेस बनाना चाहेंगे? इस ट्यूटोरियल में हम एक्सेस वर्जन 2010 से सबसे महत्वपूर्ण मूल बातें और शर्तें समझाते हैं।
एक एक्सेस डेटाबेस की संरचना
तालिकाओं के अलावा, एक्सेस में क्वेरी, फॉर्म, रिपोर्ट, मैक्रोज़ और मॉड्यूल का उपयोग किया जाता है।
- प्रारंभ में सभी डेटा तालिकाओं में व्यवस्थित होते हैं। एक तालिका में पते या लेख की जानकारी हो सकती है, उदाहरण के लिए। डेटा को कॉलम और रो में रखा जाता है।
- पंक्तियों को अभिलेख कहा जाता है और स्तंभों को फ़ील्ड कहा जाता है।
- प्रश्नों के साथ आप तालिकाओं में निहित डेटा को फ़िल्टर, संयोजित या गणना कर सकते हैं। इस प्रयोजन के लिए, यदि आवश्यक हो तो रिश्तों के माध्यम से विभिन्न तालिकाओं को एक दूसरे से जोड़ा जाता है।
- डेटा संबंधित उपयोगकर्ता द्वारा प्रपत्रों में दर्ज किया जाता है। डेटा को रूपों में भी देखा जा सकता है। आपके पास प्रपत्रों में क्वेरी परिणाम आउटपुट हो सकते हैं।
- रिपोर्ट प्रपत्रों के समान हैं और मुद्रण के लिए उपयोग की जाती हैं।
- मैक्रोज़ का उपयोग कार्य प्रक्रियाओं को स्वचालित करने के लिए किया जाता है। कई कार्य, जैसे मेनू कमांड, एक के बाद एक स्वचालित रूप से किए जा सकते हैं।
- मॉड्यूल में, आप उन कार्यों और प्रक्रियाओं को सहेज सकते हैं जिन्हें आपने VBA का उपयोग करके खुद को प्रोग्राम किया है।
एक एक्सेस डेटाबेस डिज़ाइन करें
आपके सिर में एक डेटाबेस शुरू होता है। अग्रिम में संरचना को परिभाषित करना महत्वपूर्ण है।
- सोचें कि आपके डेटाबेस में कौन सा डेटा (जैसे लेख, आदेश, ग्राहक जानकारी) होना चाहिए।
- विभिन्न तिथियों को विषयों में विभाजित करें। प्रत्येक विषय को बाद में एक अलग तालिका में दर्ज किया गया है।
- निर्धारित करें कि प्रत्येक तालिका में कौन सी जानकारी संग्रहीत करने की आवश्यकता है। उदाहरण के लिए, लेख के साथ एक तालिका में, आपको स्तंभ शीर्षक के रूप में लेख का नाम, लेख संख्या और मूल्य चाहिए।
- डुप्लिकेट डेटा रिकॉर्ड से बचने के लिए, एक तथाकथित प्राथमिक कुंजी को परिभाषित करें। यह सुनिश्चित करता है कि अनावश्यक डेटा भी उत्पन्न नहीं हो सकता है। लेखों के लिए, लेख संख्या प्राथमिक कुंजी होगी।
- व्यक्तिगत तालिकाओं के बीच संबंधों को परिभाषित करें। बाद में विभिन्न तालिकाओं से प्रश्न बनाने के लिए, तालिकाओं को लिंक किया जाना चाहिए। आदेश देते समय, उदाहरण के लिए, लेख संख्या भी दर्ज की जाती है। तो आइटम तालिका और आदेश तालिका के बीच संबंध आइटम नंबर फ़ील्ड होगा।
एक्सेस डेटाबेस में दृश्य
आपके पास प्रत्येक ऑब्जेक्ट के लिए हमेशा कम से कम दो अलग-अलग प्रकार के दृश्य होते हैं।
- डिज़ाइन दृश्य में, आप निर्दिष्ट करते हैं कि किस फ़ील्ड का उपयोग करें और विकल्प सेट करें। आप फ़ॉर्म और रिपोर्ट में दृश्य डिज़ाइन करते हैं।
- डेटा शीट दृश्य तालिकाओं की सामग्री और प्रश्नों के परिणाम दिखाता है।
- प्रपत्र और रिपोर्ट के लिए, डेटा फॉर्म या रिपोर्ट दृश्य में प्रदर्शित होता है।
पहला सरल एक्सेस डेटाबेस बनाएँ
हर डेटाबेस की शुरुआत तालिका है।
- बिल्ड मेनू से, टेबल डिज़ाइन बटन पर नेविगेट करें।
- फ़ील्ड का नाम "फ़ील्ड नाम" कॉलम में दर्ज करें। फ़ील्ड्स का नाम, जैसे कि लेख का नाम, लेख संख्या, आदि।
- फिर आप डेटा प्रकार को परिभाषित करते हैं। एक लेख के नाम के मामले में, पाठ क्षेत्र एक अच्छा विकल्प है। एक्सेस आपको यहां एक चयन प्रदान करता है।
- यदि आप डेटा शीट दृश्य पर स्विच करते हैं, तो आप परीक्षण डेटा दर्ज कर सकते हैं।
- यदि आपने कई तालिकाओं का निर्माण किया है, तो अब तालिकाओं के बीच संबंधों को परिभाषित करें। ऐसा करने के लिए, "डेटाबेस टूल" टैब में "रिश्ते" बटन का चयन करें।
- माउस से आप खेतों के बीच एक रेखा खींच सकते हैं।
- किसी प्रपत्र या रिपोर्ट में फ़िल्टर्ड डेटा प्रदर्शित करने के लिए, "क्रिएट" टैब में "क्वेरी डिज़ाइन" कमांड का चयन करें। एक या एक से अधिक टेबल जोड़ें जिसमें से आप क्लिक करके फ़ील्ड का उपयोग करना चाहते हैं।
- उन क्षेत्रों का चयन करें जिन्हें आप तालिकाओं से उपयोग करना चाहते हैं। या तो सूची से खाली कॉलम पर फ़ील्ड खींचें या सूची में प्रविष्टि पर डबल-क्लिक करें।
- यदि आप कई तालिकाओं का उपयोग करते हैं, तो सुनिश्चित करें कि आपने रिश्तों को सही ढंग से परिभाषित किया है।
- तालिका सहेजें।
- फ़ॉर्म बनाने के लिए, "बनाएं" टैब पर जाएं और "फ़ॉर्म डिज़ाइन" चुनें।
- फिर "टूल" समूह में "मौजूदा फ़ील्ड जोड़ें" पर क्लिक करें। अब तालिकाओं या आपके द्वारा बनाई गई क्वेरी से फ़ील्ड चुनें और उन्हें मसौदे में रखें।
- अब आपने Access में अपना पहला सरल डेटाबेस बनाया है।
अगले व्यावहारिक टिप में, आप पढ़ेंगे कि एक्सेस में क्रॉसस्टैब क्वेरी कैसे करें।