प्रवेश: रूपों के लिए सबसे महत्वपूर्ण फिल्टर

रूपों में, आपके पास प्रश्नों को बनाने के बिना एक्सेस में अपने डेटा को फ़िल्टर करने के लिए विभिन्न विकल्प हैं। आप पता लगा सकते हैं कि इस व्यावहारिक टिप में सबसे महत्वपूर्ण फ़िल्टर कौन से हैं।

पहुँच: प्रपत्रों के लिए सामान्य फ़िल्टर का उपयोग करें

सामान्य फ़िल्टर आपको मूल्यों का चयन करने की अनुमति देता है। इस तरह के फ़िल्टर के साथ "कॉन्टेंस" या "इक्वेल" जैसे टेक्स्ट फ़िल्टर भी संभव हैं। आप यहां वर्णित प्रक्रियाओं का उपयोग एक्सेस 2010 के रूप में कर सकते हैं।

• आप केवल एक क्षेत्र में सामान्य फ़िल्टर लागू कर सकते हैं। यदि आप कई फ़ील्ड फ़िल्टर करना चाहते हैं, तो आपको फ़िल्टर को अलग से लागू करना होगा या उन्नत फ़िल्टर विकल्प का उपयोग करना होगा।
• फ़िल्टर करने के लिए इच्छित फ़ील्ड पर नेविगेट करें।
• अब "प्रारंभ" टैब में रिबन में "फ़िल्टर" पर क्लिक करें।
• यदि आपके पास तालिका दृश्य में कोई प्रपत्र है, तो आप स्तंभ के दाईं ओर स्थित फ़ील्ड शीर्षक में तीर पर भी क्लिक कर सकते हैं।
• संभव फ़िल्टर विकल्प अब प्रदर्शित किए जाते हैं।
• अब आप आर या ज़ेड के अवरोही क्रम में A से Z तक की फ़ील्ड सामग्री को सॉर्ट कर सकते हैं।
• आपको उन सभी मूल्यों की सूची भी दिखाई देगी जो वर्तमान फ़ील्ड में सहेजे गए हैं।
• आप एक या अधिक मानों को फ़िल्टर करने के लिए चेक बॉक्स का उपयोग कर सकते हैं। यदि आप सामग्री को परिणाम से बाहर करना चाहते हैं तो चेक मार्क हटा दें।
• विस्तृत परिणाम प्राप्त करने के लिए "टेक्स्ट फ़िल्टर" का चयन करें। उदाहरण के लिए, यदि आप किसी ऐसे फॉर्म से नामों को फ़िल्टर करना चाहते हैं जिसमें अक्षर T है, तो "Contains" चुनें और फिर एक T दर्ज करें।
• कभी-कभी आप सामान्य फ़िल्टर नहीं देखेंगे। ऐसा इसलिए है क्योंकि यह विकल्प "Yes / No", "OLE ऑब्जेक्ट", "मेमो" और "अटैचमेंट" प्रकार के क्षेत्रों के लिए उपलब्ध नहीं है।

पहुँच: चयन-आधारित फ़िल्टर का उपयोग करें

यदि आप किसी विशिष्ट चयनित फ़ील्ड सामग्री के लिए फ़िल्टर सेट करना चाहते हैं, तो आप इसे चयन-आधारित फ़िल्टर के साथ कर सकते हैं।

• रिबन में "प्रारंभ" पर नेविगेट करें और "क्रमबद्ध करें और फ़िल्टर करें" समूह में "चयन" पर क्लिक करें।
• अब आपको एक ड्रॉपडाउन सूची मिलती है जो आपको आपके चयन के लिए उपलब्ध फ़िल्टर विकल्प दिखाती है।
• उदाहरण के लिए, आपके पास एक छात्र सूची है और आपने प्रविष्टि "छात्र" के साथ एक क्षेत्र चुना है। चयन-आधारित फ़िल्टर अब आपको "छात्र" शब्द के आसपास विभिन्न फ़िल्टर विकल्प प्रदान करता है। फ़िल्टर "छात्रों को शामिल करता है" जो आपको अपनी कक्षा के सभी छात्रों के परिणाम में मिलता है। छात्रों को रिजल्ट से बाहर रखा गया है।
• डेटा प्रकार के आधार पर चयन-आधारित फ़िल्टर के विकल्प भी भिन्न होते हैं।

पहुँच: फ़ॉर्म-आधारित फ़िल्टर का उपयोग करें

यदि आप एक फ़ील्ड पर कई फ़ील्ड फ़िल्टर करना चाहते हैं, तो यह फ़िल्टर आपकी मदद करता है।

• होम टैब पर, सॉर्ट और फ़िल्टर समूह में, उन्नत> फॉर्म-आधारित फ़िल्टर पर क्लिक करें।
• पहुंच अब आपके खेतों के साथ एक खाली रूप बनाती है।
• आप फिल्टर मानदंड के साथ जितने चाहें उतने फ़ील्ड भर सकते हैं।
• फिर एक्सेस आपको मिलान रिकॉर्ड दिखाता है।
• आप इस फ़िल्टर के साथ निम्न फ़ील्ड प्रकारों का उपयोग नहीं कर सकते हैं: "बहु-मूल्य", "मेमो", "हाइपरलिंक", "हां / नहीं" और "OLE ऑब्जेक्ट"।

पहुँच: विशेष फ़िल्टर के साथ अपने स्वयं के मानदंड बनाएँ

कभी-कभी मानक फ़िल्टर पर्याप्त नहीं होते हैं। विशेष फिल्टर के साथ आप अपने फ़िल्टर मानदंड स्वयं लिख सकते हैं। इस फ़िल्टर का सही तरीके से उपयोग करने के लिए, आपको पहले से ही प्रश्न बनाने से परिचित होना चाहिए।

• प्रपत्र दृश्य में अपना फ़ॉर्म खोलें।
• सुनिश्चित करें कि अभी तक कोई डेटा फ़िल्टर नहीं किया गया है।
• ऐसा करने के लिए, "प्रारंभ" टैब पर "क्रमबद्ध करें और फ़िल्टर करें" समूह में "उन्नत" और "सभी फ़िल्टर साफ़ करें" पर क्लिक करें।
• यदि "सभी फ़िल्टर साफ़ करें" छिपा हुआ है, तो कोई भी फ़िल्टर सक्रिय नहीं हैं और आप अगले चरण पर आगे बढ़ सकते हैं।
• फिर से "उन्नत" पर क्लिक करें और फिर "विशेष फिल्टर / छंटाई"।
• उस सूची से फ़ील्ड जोड़ें जिसे आप फ़िल्टर लागू करना चाहते हैं।
• फ़ील्ड के "मानदंड" पंक्ति में वांछित मानदंड दर्ज करें।
• मानदंड समूहीकृत हैं। आपको केवल उन डेटा रिकॉर्ड दिखाए जाएंगे जो सभी क्षेत्रों के सभी मानदंडों को पूरा करते हैं।
• यदि आपको किसी एक क्षेत्र के लिए वैकल्पिक मानदंड की आवश्यकता है, तो "मानदंड" लाइन में पहला मानदंड और "या" पंक्ति में अगला मानदंड दर्ज करें।
• "या" पंक्ति में आपके द्वारा उपयोग किए जाने वाले सभी मानदंड "मानदंड" पंक्ति में मानदंड के विकल्प के रूप में फ़िल्टर किए जाते हैं।
• उदाहरण के लिए, यदि आप "पुतली" को कसौटी के रूप में दर्ज करते हैं, तो आपको केवल वही परिणाम प्राप्त होंगे जिनके पास यह प्रविष्टि है। यदि आप "पुतली" में "या" के तहत प्रवेश करते हैं, तो आपको डेटा प्राप्त होगा जिसमें पुतली और शिष्य दोनों शामिल हैं।