आउटलुक में एक छुट्टी नोटिस बनाएँ - यहाँ है कैसे
अवकाश सूचना सेट करें: Microsoft आउटलुक में, यदि आप लंबे समय से अनुपलब्ध हैं, तो आप स्वतः ही छुट्टी के नोटिस के साथ आने वाले ई-मेल का जवाब दे सकते हैं। हम आपको छुट्टियों के नोटिस सेट करने के दो तरीके दिखाएंगे।
1. आउटलुक: "स्वचालित उत्तरों" के माध्यम से छुट्टी नोट के लिए त्वरित
यदि आप आउटलुक में बिना किसी विशेष नियम के आउट-ऑफ-द-ऑफिस नोट सेट करना चाहते हैं, तो यह "स्वचालित उत्तरों" के माध्यम से बहुत जल्दी किया जा सकता है। निम्न निर्देश सभी वर्तमान आउटलुक संस्करणों के साथ काम करते हैं।
- Outlook प्रारंभ करें और ऊपर बाईं ओर "फ़ाइल" टैब पर क्लिक करें।
- "खाता जानकारी" के तहत "स्वचालित उत्तर" बटन पर क्लिक करें।
- यहां आप उस अवधि का चयन कर सकते हैं जिसमें अनुपस्थिति अधिसूचना भेजी गई है। ऐसा करने के लिए, "स्वचालित उत्तर भेजें" विकल्प को सक्रिय करें और प्रारंभ और समाप्ति तिथियां सेट करें। यदि आप यहां कुछ भी दर्ज नहीं करते हैं, तो ऑटो उत्तर तुरंत और "हमेशा के लिए" भेजा जाएगा।
- यदि आप व्यवसाय के लिए आउटलुक का उपयोग करते हैं, तो यह आपके सहयोगियों ("मेरे संगठन के अंदर") के लिए कुछ अधिक आराम से अनुपस्थित रिपोर्ट बनाने के लिए भी समझ में आता है और व्यावसायिक संपर्कों के लिए एक अधिक औपचारिक है ("मेरे संगठन के बाहर")।
- पाठ में आपको अपनी छुट्टी की समाप्ति तिथि या अपनी अनुपस्थिति का संकेत देना चाहिए। व्यावसायिक अवकाश के नोटों के लिए एक प्रतिनिधि नियुक्त करना भी एक अच्छा विचार है, जो आपके संपर्क में जरूरी मामलों के लिए संपर्क कर सकते हैं।
- "ओके" के साथ आप अवकाश सूचना की पुष्टि करते हैं। प्रारंभ समय से सभी मेल अब आपके द्वारा दर्ज किए गए पाठ के साथ उत्तर दिए जाएंगे।
कार्यालय नोट्स से बाहर के लिए नमूना पाठ
- आप स्क्रीनशॉट पर योजना के अनुसार अपनी अनुपस्थिति के नोटिस को तैयार कर सकते हैं।
- हमारी तस्वीर गैलरी में आपको छुट्टियों के नोटों के लिए अन्य टेम्पलेट भी मिलेंगे।
2. आउटलुक छुट्टी नोटिस को एक नियम के रूप में परिभाषित करें
आप कार्यालय के नोटों को बनाने के लिए भी एक नियम का उपयोग कर सकते हैं। यह थोड़ा अधिक जटिल है, लेकिन यह आपको अलग-अलग प्राप्तकर्ताओं के लिए अलग-अलग कार्यालय ईमेल भेजने की भी अनुमति देता है। कार्यालय के संस्करण के आधार पर निर्देश थोड़ा भिन्न हो सकते हैं।
- आउटलुक शुरू करने के बाद, "फ़ाइल" टैब पर क्लिक करें। श्रेणी "सूचना" को पहले से ही यहां चुना जाना चाहिए।
- नीचे "नियम और सूचनाएं प्रबंधित करें" पर क्लिक करें। एक नई विंडो खुलती है।
- "ई-मेल नियम" टैब के अंतर्गत "नया नियम" आइटम है। यहां "मेरे द्वारा प्राप्त संदेशों पर नियम लागू करें" चुनें।
- निम्नलिखित में, आप उन मामलों का चयन कर सकते हैं जिनके लिए प्रेषक (कुछ शब्दों के साथ, उदाहरण के लिए) को छुट्टी का नोटिस भेजना चाहिए। यदि आप चाहते हैं कि आउट-ऑफ़-ऑफ़िस संदेश प्राप्त ईमेल के सभी प्रेषकों को भेजा जाए, तो "वाया खाता खाता नाम" चुनें और वह ईमेल खाता चुनें जिसे आप चाहते हैं (यदि आप आउटलुक के साथ कई खातों का प्रबंधन कर रहे हैं)।
- अगली विंडो में, चुनें कि प्राप्त ईमेल का क्या होना चाहिए। उन्हें एक टेम्पलेट के साथ जवाब देने के लिए, आपको "उन्हें एक विशिष्ट टेम्पलेट के साथ जवाब देना" पर टिक करना होगा। टेम्पलेट (वर्ड फ़ाइल) का चयन करने के लिए, नीले पाठ ("एक विशिष्ट टेम्पलेट") पर क्लिक करें। छुट्टी की सूचना अब सक्रिय है।
इस व्यावहारिक टिप में, आप पढ़ सकते हैं कि आउटलुक में स्वचालित ई-मेल अग्रेषण कैसे सेट करें।